Для регистрации в системе заявки клиента, менеджеру необходимо создать документ «Заказ клиента».
Заказы клиентов оформляются в разделе «Продажи/Заказы клиентов». При необходимости создаются новые документы с видом (Новый). На вкладке «Основное» выбирается:
На вкладке «Товары» подбирается список реализуемой продукции, количество, вводятся цены (если отсутствует прайс в договоре). Вводится предполагаемая дата отгрузки. На вкладке «Дополнительно», при необходимости уточняются реквизиты Печати (Грузополучатель, Счета оплаты, Руководитель и т.д.).
Заказ по умолчанию формируется в статусе «На согласовании» и проводится. После согласования заказа внутренними службами организации, в заказе необходимо изменить статус на «К выполнению». Распечатывается счет на оплату. После того, как счет акцептован, необходимо зарезервировать данный товар на складе. Для этого, в заказе клиента, необходимо изменить действие на «Резервировать на складе».
Итог: товар зарезервирован на складе и ожидает оплаты. Эти данные менеджер может отслеживать в реестре заказов и в отчетах по продажам.
Поступление оплаты (полной или аванса) менеджер может отслеживать в реестре заказов, в конкретном заказе клиента и в отчетах по продажам.
После поступления оплаты текущее состояние заказа автоматически меняется на «Готов к отгрузке». Менеджер проверяет % оплаты и дату отгрузки, далее формирует отгрузочные документы и создает распоряжение на отгрузку для склада.
Для этого в заказе клиента необходимо изменить действие на «Отгрузить». После смены действия текущее состояние заказа автоматически изменяется на «В процессе отгрузки». Далее в рабочем месте по продажам «Накладные к оформлению», менеджер выбирает нужный заказ и формирует отгрузочные документы. Для оформления выводится документ «Реализация товаров и услуг». Его необходимо проверить, при необходимости скорректировать, после провести. На основании документа «Реализация товаров и услуг» оформляется «Счет-фактура» и проводится. На основании документа «Реализация товаров и услуг» печатаются документы УПД, счет-фактура и ТТН.
Итог: создано распоряжение на отгрузку для склада и оформлены отгрузочные документы.
После того, как менеджер создал распоряжение на отгрузку для склада и оформил отгрузочные документы, сотрудник склада увит это в своем рабочем месте по отгрузке. В рабочем месте необходимо выбрать заказ, по которому есть распоряжение на отгрузку и оформить документ «Расходный ордер на товары». Документ по умолчанию формируется в статусе «Подготовлено». Склад меняет статус на «К отбору» и проводит ордер. Проверяет все позиции и количество, собирает товар. После меняет статус на «Отгружено».
Этот алгоритм применим к складам у которых используется ордерная схема при отгрузке. Если склад, с которого происходит отгрузка, не использует ордерную схему – то этот процесс в программе не отражается. Итог: товары отгружены со склада.
После поступления полной оплаты при условии, что все товары отгружены, текущее состояние заказа автоматически меняется на «Готов к закрытию». Это менеджер может отслеживать в реестре заказов и в самом заказе. Так же может воспользоваться отчетом по продажам. После получения подписанных документов со стороны контрагента, можно закрывать заказ.
Менеджер проверил что оплата и отгрузка произвелись в полном объёме. И закрывает заказ. Для этого необходимо зайти в заказ клиента и изменить статус на «Закрыт».
Итог: заказ отработан полностью
